Podmiot przetwarzający dane – kim jest i jakie ma obowiązki?

W kontekście RODO często pojawia się pojęcie podmiotu przetwarzającego dane. Kim jest, jakie ma obowiązki i na co zwrócić uwagę, współpracując z takim podmiotem? Wyjaśniamy kluczowe kwestie związane z tą rolą.

Kim jest podmiot przetwarzający dane?

Podmiot przetwarzający dane to osoba fizyczna lub prawna, organ publiczny albo inny podmiot, który przetwarza dane osobowe w imieniu administratora danych. Oznacza to, że nie decyduje samodzielnie o celach i sposobach przetwarzania danych, a jedynie realizuje powierzone mu zadania na podstawie umowy zawartej z administratorem. RODO wymaga, aby umowa powierzenia przetwarzania danych precyzyjnie określała cele, sposób przetwarzania oraz środki ochrony danych

Przykładami podmiotów przetwarzających mogą być:

• firmy hostingowe przechowujące dane klientów,
• biura księgowe zajmujące się obsługą kadrowo-płacową,
• dostawcy usług IT przetwarzający dane w chmurze,
• agencje marketingowe realizujące kampanie reklamowe na zlecenie innych firm.

Obowiązki podmiotu przetwarzającego dane

Podmiot przetwarzający dane musi przestrzegać określonych zasad wynikających z RODO. Do jego głównych obowiązków należą:

• Przetwarzanie danych wyłącznie na udokumentowane polecenie administratora – podmiot nie może samodzielnie zmieniać celu przetwarzania danych. Każda zmiana celu musi być uzgodniona z administratorem danych.
• Zapewnienie odpowiednich środków bezpieczeństwa – podmiot przetwarzające dane musi stosować rozwiązania techniczne i organizacyjne, które chronią dane przed naruszeniami.
• Współpraca z administratorem w zakresie ochrony danych – np. pomoc w realizacji obowiązków informacyjnych czy obsłudze żądań osób, których dane dotyczą.
• Informowanie o naruszeniach danych osobowych – w przypadku wykrycia incydentu, podmiot przetwarzający ma obowiązek niezwłocznie zgłosić jego wystąpienie administratorowi.
• Podpisanie umowy powierzenia przetwarzania danych –umowa ta określa zakres, cel i zasady przetwarzania danych osobowych przez podmiot przetwarzający oraz stanowi podstawę prawną przetwarzania danych w imieniu administratora.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze podmiotu przetwarzającego dane?

Wybierając podmiot przetwarzający dane, należy upewnić się, że spełnia on wymogi RODO i zapewnia odpowiedni poziom ochrony. Kluczowe kwestie, które należy uwzględnić, to:

• Czy stosuje odpowiednie środki bezpieczeństwa?
• Czy ma doświadczenie i referencje w danej branży?
• Czy jest gotów podpisać umowę powierzenia przetwarzania danych?
• Czy ma procedury na wypadek naruszenia ochrony danych?

Skorzystaj z pomocy ekspertów

Jeśli Twoja firma współpracuje z podmiotami przetwarzającymi dane, warto upewnić się, że wszystkie procesy są zgodne z RODO. Dzięki współpracy z profesjonalnymi doradcami możesz mieć pewność, że wybór odpowiednich podmiotów przetwarzających dane nie wiąże się z ryzykiem naruszenia przepisów. Direct Group oferuje kompleksowe usługi w zakresie ochrony danych osobowych, w tym outsourcing IOD, audyty RODO, wdrożenia RODO, ochronę sygnalistów oraz szkolenia pracowników z RODO. Skontaktuj się z nami i umów na darmową konsultację – pomożemy Ci zadbać o bezpieczeństwo przetwarzanych danych!

Inspektor Ochrony Danych